A man with man hands at a desk

Productivité

Le mythe du multitasking : comment être réellement efficace

Si le multitasking semble peut-être pratique, il peut aussi nuire à l’efficacité. Matthew Jenkin présente quelques méthodes monotâches alternatives se traduisant par une main d’œuvre plus productive et heureuse

 

L’entrepreneur britannique Carl Reader pensait que son cabinet comptable, D&T, était redoutablement efficace. Quelle ne fut pas sa stupéfaction de découvrir que les membres de son équipe exécutaient la même tâche dans des délais très différents. Certains membres du personnel étaient-ils trois fois plus lents ou le problème était-il d’une tout autre nature ? Il a donc décidé d’approfondir la question.

Il a ainsi découvert que les employés qui mettaient le plus de temps à exécuter une tâche étaient également ceux qui réalisaient le plus de tâches en même temps. Ils jonglaient entre les e-mails, les demandes sur les réseaux sociaux et les appels téléphoniques tout en tentant de terminer un projet plus important.

« Ils souffraient d’un effet yo-yo(1) », déclare Carl Reader. « Dès qu’ils lâchaient un travail pour terminer une tâche secondaire qui ne leur prenait que quelques minutes, il leur fallait une demi-heure pour se reconcentrer sur leur tâche initiale. C’est là que nous perdions du temps. »

Le multitasking est plutôt perçu comme une nécessité dans le monde moderne. La capacité d’accomplir plusieurs choses en même temps (même s’il s’agit de tâches apparemment simples comme l’envoi d’un e-mail tout en discutant) est considérée comme allant de soi. Par contre, la croyance selon laquelle nous sommes plus productifs en exécutant plusieurs tâches en même temps n’est en fait qu’un mythe.

Une étude réalisée par l’American Psychological Association(2) indique que ce que nous appelons le multitasking est inefficace et improductif. En effet, cette appellation est erronée. Dans son livre, Le Mythe du multitâche, Dave Crenshaw explique que « la plupart des gens qui parlent du multitasking font en fait référence au basculement entre plusieurs tâches. Quelle que soit la manière de procéder, passer rapidement d’une tâche à l’autre n’est tout simplement ni très efficace ni très productif. »

Non seulement cette pratique est chronophage, mais elle peut nuire à votre capacité mentale. Une étude(3) de Stanford a mis en évidence que les adeptes du multitasking sont moins performants et que leur capacité de concentration est amoindrie. Des expériences ont démontré(4) qu’en basculant d’une tâche à l’autre, une fraction de votre esprit reste concentrée sur la tâche précédente. À chaque basculement, vous devez vous souvenir de ce que vous faisiez tout en étant légèrement déconcentré par l’autre tâche. Cela peut augmenter votre charge cognitive.

Selon d’autres études(5), comparé au fonctionnement monotâche, le multitasking requiert 40 % de temps en plus. En effet, Gloria Mark de l’université de Californie a déterminé qu’il faut 25 minutes(6) pour se reconcentrer sur une tâche dont nous avons été distraits.

Alors si le multitasking ne fonctionne pas, quelle solution adopter ?

1. Observer et planifier

Carl Reader préconise d’observer attentivement ce que vous faites lors d’une journée type plusieurs jours d’affilée. « En prenant le temps de noter les tâches sur lesquelles je travaillais, j’ai pu plus facilement voir le peu de temps que je consacrais à ce qui était vraiment important », précise-t-il.

Fort de cette découverte, Carl Reader a commencé à planifier sérieusement ses journées afin d’optimiser l’utilisation de son temps. « Au lieu de dépendre du temps au quotidien, j’ai décidé de structurer mes journées », déclare-t-il. « Désormais, le soir pour le lendemain, je planifie le temps alloué à l’exécution de tâches spécifiques et libère du temps pour réaliser d’autres activités. Depuis que j’ai mis en place ce mode de fonctionnement, je suis stupéfait de tout ce que je peux accomplir. »

Un chronomètre sur fond rouge

Arrêtez le multitasking et gagnez un temps précieux chaque jour

 

2. Devenir un travailleur opportuniste

Dans un article pour Forbes(7), Shani Harmon et Renee Cullinan conseillent aux gens d’arrêter d’essayer de tout faire en même temps et de se comporter en travailleur opportuniste, afin d’exécuter les tâches dans les délais imposés.

Elles suggèrent, dans un premier temps, de trier votre liste de tâches en trois catégories (courtes, moyennes et longues) en fonction de la durée d’exécution de chacune d’entre elles. Une fois ce tri effectué, vous pouvez optimiser votre journée afin d’atteindre une productivité maximale.

Les tâches courtes (qui ne prennent pas plus de 15 minutes, comme répondre à des e-mails) sont réalisables rapidement dès que vous avez un créneau disponible.

Les tâches de durée moyenne (qui requièrent de l’attention et de la concentration, mais ne prennent pas trop de temps) sont réalisables lorsqu’une réunion est annulée inopinément ou lorsque votre vol est retardé.

Les tâches longues (qui nécessitent une attention significative, par exemple, la rédaction d’un document stratégique ou l’analyse de données) nécessitent une planification dans votre agenda.

Comme le suggèrent Shani Harmon et Renee Cullinan, traiter les tâches courtes et de durée moyenne sur des temps brefs permet de mieux se concentrer sur les tâches longues, qui sont également les plus importantes.

3. Scinder votre journée

Selon Marianne Page, experte en productivité, nous ne sommes véritablement productifs que lorsque nous scindons notre journée en « tranches » de temps. Par exemple, en tranches de 90 minutes entrecoupées d’une courte pause. Nous assignons ensuite une tâche d’un projet ou une activité à chaque tranche et restons concentrés sur ces tâches pendant la période donnée.

« Vous commencez par planifier votre journée à l’avance. Aussi, inconsciemment, vous savez ce que vous allez faire et que chaque tâche doit être exécutée dans un délai imparti. De cette manière, vous commencez à planifier les choses dans votre esprit », explique Marianne Page. « La pause entre chaque tâche exécutée vous permet de récupérer et de basculer votre attention sur la tâche ou l’activité suivante. »

4. Adopter la technique Pomodoro

Cette technique sépare les tâches en courtes périodes (généralement de 25 minutes) entrecoupées de pauses. Cette technique de gestion du temps a été développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Lors de ses études à l’université, il peinait à optimiser son temps pour étudier. D’après ses dires, il s’est servi du minuteur en forme de tomate (d’où le nom de la méthode) de la cuisine pour délimiter de courtes périodes d’étude intensive. En récompense de ses efforts, il s’offrait une pause entre chaque période.

En travaillant de cette manière, il s’est aperçu qu’il était capable de mieux se concentrer sur la tâche et finalement de travailler plus efficacement. Cette méthode simple mais efficace a été reprise par de nombreuses applications, notamment Marinara Timer(8) et PomoDone(9) qui fournissent un chronomètre facile d’utilisation pour vous aider à maîtriser la technique

5. Se concentrer intensément

Le développement de votre volonté est une autre compétence fructueuse en termes de productivité. Dans son best-seller, Deep Work, l’auteur et professeur Cal Newport célèbre la capacité d’accorder une attention absolue à une tâche.

Il appelle cette capacité à travailler en profondeur le « super-pouvoir du XXIe siècle » et la décrit comme une faculté à « mener des activités professionnelles dans un état de concentration absolue en poussant nos capacités cognitives à leurs limites. Ces efforts créent de la valeur ajoutée, améliorent nos compétences et sont difficiles à reproduire. »

Cal Newport propose quatre principes de travail en profondeur : dédier un endroit isolé et une plage horaire de travail à l’abri de toute distraction, désactiver les réseaux sociaux, résister à l’envie impérieuse de basculer d’une tâche à l’autre dès que l’ennui s’installe, supprimer les activités superficielles et réduire le temps alloué et perdu à l’exécution de tâches secondaires.

Cette technique est intéressante car elle ne propose pas une approche « tout ou rien ». Vous ne vous défaites pas complètement des distractions. Le concept consiste plutôt à vous en détacher uniquement lorsque vous vous plongez dans un travail en profondeur.

6. La technique du chasseur

Pour aller plus loin, appliquez la technique du chasseur, inventée par Aytekin Tank, le fondateur de JotForm, qui crée des logiciels de conception de formulaires en ligne. Dans le prolongement du célèbre conseil de Mark Twain de « manger la grenouille » (qui consiste à commencer la journée en réalisant la tâche qui vous rebute le plus), Aytekin Tank suggère de se concentrer sur une seule tâche par jour tout en se fixant pour objectif de la terminer.

Comme l’indique Lila MacLellan dans un article pour Quartz(10) : « Tout ce que vous faites, c’est choisir une tâche sur laquelle vous aller vous concentrer toute la journée même s’il vous faudra moins de temps pour l’accomplir. Vous notez cette tâche sur un Post-it que vous collez sur votre ordinateur et vous vous en servez comme un point de repère. Regardez ce Post-it dès que votre esprit commence à vagabonder vers vos SMS en attente, le pressing ou toutes ces choses ridicules que les gens font alors qu’ils devraient travailler. »

La technique d’Aytekin Tank s’inspire des stratégies de survie des premiers hommes. « Si le chasseur revenait de la chasse avec une proie, la famille avait de quoi manger ce jour-là. S’il revenait bredouille, la famille ne mangeait pas. C’était aussi simple que cela », écrit-il(11). « Il n’avait pas le temps de consulter sa messagerie, de participer à des réunions qui s’éternisent ou de transmettre des e-mails de suivi. Il n’avait certainement pas non plus le temps de rédiger des listes de choses à faire. »

 


Matthew Jenkin est un journaliste basé aux États-Unis et l’ancien rédacteur en chef de Guardian Careers, le site communautaire du journal The Guardian pour les demandeurs d’emploi et les personnes changeant de carrière

Sources :

(1) https://en.wikipedia.org/wiki/Ramp-up

(2) http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx

(3) http://news.stanford.edu/2009/08/24/multitask-research-study-082409/

(4) http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597809000399

(5) http://www.apa.org/monitor/oct01/multitask.aspx

(6) http://www.nytimes.com/2013/05/05/opinion/sunday/a-focus-on-distraction.html?_r=0

(7) https://www.forbes.com/sites/harmoncullinan/2016/10/06/stop-all-multitasking-become-a-task-opportunist-instead/#79d8c5061361

(8) https://www.marinaratimer.com/

(9) https://pomodoneapp.com/

(10) https://qz.com/work/1369733/the-hunter-method-productivity-hack-can-bring-clarity-to-your-day/

(11) https://www.jotform.com/blog/to-do-list-alternative/