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Comment rendre vos réunions plus productives

Qui n’aime pas les réunions ? De nombreuses personnes, en fait. Loulla-Mae Eleftheriou-Smith demande des conseils à des experts afin de raccourcir les réunions tout en optimisant les résultats via des réunions debout ou des listes de participants épurées.

 

Les réunions, qu’elles soient planifiées ou improvisées, peuvent devenir un vrai calvaire lorsqu’elles sont mal menées : discussions au sein d’une équipe, convocation à une réunion de mise au point de l’entreprise ou simple réunion d’échange rapide qui se terminent 45 minutes plus tard. Il n’est pas difficile d’être confronté à de tels débordements au point d’avoir l’impression de ne plus avoir de temps à consacrer à votre travail proprement dit.

Une étude d’eShare(1) montre qu’un employé assiste en moyenne à 4,4 réunions par semaine, dont plus de la moitié leur semble superflu. Il est facile de comprendre pourquoi. Pourtant, lorsque les réunions sont bien menées, elles sont profitables à tous les participants. Nous avons rencontré des experts pour qu’ils partagent leurs astuces permettant d’optimiser la productivité des réunions.

Aucune réunion le mercredi

Les réunions inutiles n’entraînent pas qu’une perte de temps. Elles peuvent littéralement endormir les participants. Dans une étude européenne récente de la chaîne d’hôtels Crowne Plaza(2), 34 % des employés ont admis ne plus suivre le fil des réunions auxquelles ils participent lorsqu’elles s’éternisent, tandis que 23 % ont indiqué avoir vu un collègue piquer du nez.

Ne pas participer à une seule réunion de la journée permet utilement aux employés de réévaluer leur temps, déclare Abigail Ireland, une consultante en productivité et hautes performances : « réduire le temps alloué aux réunions de 20 % induit une sensation de manque et encourage les employés à vraiment s’investir dans les réunions auxquelles ils participent ».

Le mercredi est le jour idéal pour éviter toute réunion, car il vous offre du temps pour faire une pause, mais également pour évaluer et planifier le travail. « Vous pouvez vous consacrer aux actions réalisées les deux jours précédents et planifier celles des deux jours suivants », précise Abigail Ireland. « Vous pouvez également repenser aux prochaines réunions et vous montrer plus intraitable en annulant votre présence ou en demandant à quelqu’un d’autre d’y assister.

Réunions debout

Les réunions débout réduisent le temps passé en salle de conférence (les participants ayant moins la possibilité de s’installer confortablement) tout en augmentant l’enthousiasme des employés envers des processus de groupes créatifs et le partage des informations. Elles permettent même de réduire la tendance territoriale des employés d’après l’étude réalisée par l’université de Washington à St Louis, États-Unis(3).

Tino Triste, directeur des recherches stratégiques au sein de l’agence d’optimisation du référencement en ligne Tecmark, déclare que l’introduction des réunions debout a considérablement réduit la durée des réunions au sein de l’entreprise. « Nos réunions pouvaient parfois s’éterniser au-delà de 90 minutes alors qu’elles n’auraient pas dû en faire plus de 30 », précise-t-il. « Maintenant, leur durée a été réduite de moitié. Elles sont plus courtes tout en restant proactives. Le fait de rester debout aide l’équipe à atteindre l’objectif plus rapidement tout en le présentant avec plus d’assurance ».

Personnes en réunion, comme indiqué ci-dessus

Ne vous laissez pas prendre au piège de réunions stériles

 

Préparez-vous

D’après la plateforme de travail en équipe Attentiv(4), 63 % de toutes les réunions aux États-Unis sont conduites sans ordre du jour préétabli. Cela signifie qu’un grand nombre d’employés se rendent à des réunions sans en connaître véritablement l’objet.

Le Dr Clare Collins, professeure associée en développement du leadership et du comportement à la Henley Business School, déclare qu’il est souhaitable qu’une personne impliquée assiste à une réunion en s’étant correctement préparée. Pour ce faire, elle doit s’être informée au préalable, connaître l’ordre du jour et maîtriser l’objectif à atteindre.

« La préparation doit comprendre un ensemble raisonnable d’objectifs souhaités. Les participants doivent assister à la réunion avec les documents adéquats et toutes les informations requises. Dans l’idéal, ces éléments ont été fournis au préalable », indique-t-elle. « Les longues discussions produisent rarement un résultat plus constructif qu’une présentation concise des faits et qu’une prise de décision rationnelle ».

Épurez la liste des participants

Trouvez-vous que votre liste de participants s’allonge ? Une étude mentionnée dans la Harvard Business Review(5) pourrait vous être utile : il semblerait que le nombre idéal de participants à une réunion se situe entre 5 et 8. Entre autres problèmes, un plus grand nombre de participants peut empêcher des prises de décision difficiles ou ne pas permettre à tous les participants de s’exprimer par manque de temps.

« Ne conviez que les personnes dont la présence est requise », précise Louise Lee, secrétaire particulière au sein du conseil administratif de Saunders and Lee. « Lorsque vous définissez l’ordre du jour, vous pouvez facilement déterminer que des sujets spécifiques ne concernent que certaines personnes. Vous ne devez donc convier que ces dernières ».

Comment faire si un point à l’ordre du jour concerne l’intégralité d’un service ou d’une catégorie d’employés ? « Une équipe peut se faire représenter à la réunion par une seule personne de manière à réduire le nombre d’intervenants », précise Louise Lee.

Définissez le plan de table en fonction des objectifs

Une étude réalisée dans les années 60 par le psychologue environnemental Robert Sommer sur l’agencement des salles de classe et l’implication des étudiants a été appliquée au comportement dans les salles de réunion(6)

« Une astuce simple consiste à opter pour une disposition qui entretient l’état d’esprit voulu pour la réunion », déclare le coach personnel et professionnel Richard Harris. « Par exemple, si l’objectif de l’équipe est de parvenir à un accord, faire s’asseoir tous les participants du même côté de la table permettra plus facilement d’atteindre ce résultat.

« Si vous souhaitez qu’une personne soit responsable, placez-la en bout de table. Pour obtenir une attitude plus égalitaire entre tous les participants, optez pour une table ronde. Pour obtenir une discussion plus animée, installez les équipes aux extrémités opposées de la table afin de suggérer un subtil sentiment d’opposition. Pensez à deux concurrents assis de chaque côté d’une table d’échec ».

Optez pour des réunions de 22 minutes

« Pour une raison que j’ignore, la durée par défaut d’une réunion est généralement de 30 minutes ou d’une heure », indique Stuart Hearn, PDG de Clear Review, un éditeur de logiciel de gestion des performances. « Mais les entreprises sont généralement victime de la loi de Parkinson qui veut que le temps requis pour exécuter une tâche s’adapte au temps alloué à sa réalisation ».

C’est pourquoi son entreprise a décidé de réduire la durée des réunions en étant ferme avec la direction et les employés sur le respect du temps octroyé afin de garantir une réunion fructueuse pour tout le monde.

22 minutes est un chiffre magique pour les réunions. Nicole Steinbok, à l’origine du concept de réunion de 22 minutes(7), recommande de suivre 9 étapes pour respecter ce délai tout en restant efficace : de l’ordre du jour ciblant un objectif à l’interdiction des téléphones.

 


Loulla-Mae Eleftheriou-Smith est une journaliste britannique qui rédige des articles pour The Independent, The Huffington Post et d’autres journaux.

Sources :

(1) https://eshare.net/are-your-board-meetings-missing-the-point/

(2) https://www.peoplemanagement.co.uk/news/articles/employees-waste-13-days-year-unproductive-meetings-survey

(3) https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/

(4) https://www.inc.com/chris-matyszczyk/here-s-proof-that-most-of-your-meetings-are-a-waste-of-time.html

(5) https://hbr.org/2018/06/the-most-productive-meetings-have-fewer-than-8-people

(6) https://www.today.com/health/how-choose-best-seat-meeting-every-time-t110087

(7) https://www.youtube.com/watch?v=z6536UbT_QA